Kwaliteitsbewaking

Kennisbewaking
De advocaten houden hun kennis op het eigen werkterrein bij door het volgen van cursussen, bijhouden van jurisprudentie, literatuur en nieuwe wetgeving. Daarnaast is er intern overleg over rechtsontwikkelingen en overleg met advocaten buiten het kantoor.

Vaak worden de resultaten in door ons behandelde zaken op kantoor verspreid en besproken, teneinde die uitkomsten ook voor andere zaken te kunnen gebruiken. Indien daar aanleiding toe is worden die vonnissen of arresten in de digitale bibliotheek bewaard, teneinde de uitkomsten ook voor toekomstige zaken te kunnen gebruiken.

Geheimhouding
Iedere advocaat heeft een geheimhoudingsplicht. De advocaat komt ook het verschoningsrecht (ook wel: verschoningsplicht) toe. Dat betekent, dat de geheimhoudingsplicht van de advocaat boven de waarheidsvinding in een procedure gaat. De advocaat, die als getuige door een rechter wordt gehoord, kan zich op het verschoningsrecht beroepen en hoeft dan -kort gezegd- geen verklaring af te leggen. Aangezien de advocaat een geheimhoudingsplicht heeft, is hij ook verplicht zich op het verschoningsrecht te beroepen voor alle informatie, die onder de geheimhoudingsplicht valt.
Deze geheimhoudingsplicht en het verschoningsrecht geldt ook voor iedereen, die op het kantoor van de advocaat aan het dossier werkt, zoals secretaresses.
Om er zeker van te zijn, dat deze geheimhoudingsplicht wordt nageleefd, hebben wij op ons kantoor een geheimhoudingsverklaring laten ondertekenen door alle secretariaatsmedewerkers.

Externe deskundigheid
Zaken die betrekking hebben op een rechtsterrein, waarop ons kantoor niet werkzaam is, worden door ons kantoor doorverwezen naar advocaten, die op het betreffende rechtsterrein deskundig zijn (bij voorbeeld strafzaken en zaken op het gebied van het vreemdelingenrecht).
Ook kan het voorkomen, dat er zaken zijn met aspecten waarvoor wij zelf de kennis niet in huis hebben. In die gevallen schakelen wij in overleg met de cliënt een deskundige op dat terrein in.

Opdrachten aan derden.
Wij bewaken de kwaliteit van het werk van de externe deskundige zo veel mogelijk. Zo hebben wij bij voorbeeld een vaste relatie met een medisch adviseur. Bij inschakeling van een deskundige, waar wij niet eerder ervaring mee hebben op gedaan, proberen wij door het doen van navraag toch de kwaliteit te bewaken. Ook lichten wij in dat geval de cliënt hierover in.
Indien de cliënt de voorkeur geeft aan een andere deskundige, dan is dat uiteraard altijd mogelijk. Sommige cliënten hebben bij voorbeeld een vaste accountant.
Op opdrachten aan derden zijn altijd onze opdrachtvoorwaarden van toepassing. Hierin is onder meer geregeld, dat geheimhouding ook bij deze derde zoveel mogelijk gewaarborgd is.

Relatie met de cliënt
Bij het eerste gesprek met de cliënt over een nieuwe zaak wordt de zaak besproken. Indien dat mogelijk is, wordt informatie gegeven over de haalbaarheid van de zaak. In de meeste gevallen wordt daarbij een opdrachtformulier opgemaakt. Als er op dat moment iets gezegd kan worden over de haalbaarheid, kan hierover informatie in het opdrachtformulier zijn opgenomen.
De financiële consequenties van de zaak worden zoveel mogelijk in het opdrachtformulier vermeld.
Het opdrachtformulier wordt zowel door de advocaat als door de cliënt ondertekend. De cliënt ontvangt een kopie van het opdrachtformulier mee. Op deze wijze is er duidelijkheid over de gemaakte afspraken.
Indien daar aanleiding toe bestaat, kan naast of in plaats van het opdrachtformulier  een schriftelijke opdrachtbevestiging aan de cliënt worden gezonden.
Gedurende de behandeling van de zaak wordt de cliënt van het verloop op de hoogte gehouden. In veel gevallen gebeurt dit door toezending van kopieën van schriftelijke stukken.
Telkens bij het nemen van belangrijke beslissingen in het te voeren beleid in een zaak vindt overleg met de cliënt plaats. Voordat er kosten worden gemaakt, die niet al eerder zijn besproken, wordt ook overleg gepleegd met de cliënt.

Tegenstrijdig belang
Aan het begin van iedere zaak wordt door ons gecontroleerd, of er geen sprake is van tegenstrijdige belangen. Indien de wederpartij in een zaak cliënt van ons kantoor is, kunnen wij die zaak niet in behandeling nemen. Het kan wel voorkomen, dat wij door twee of meer personen worden gevraagd een zaak in behandeling te nemen. Als er dan geen sprake is van tegenstrijdige belangen, kunnen wij wel aan dit verzoek voldoen.  Maar als er gedurende de behandeling van die zaak toch tegenstrijdige belangen ontstaan, dan kunnen wij die zaak niet voortzetten en zullen alle partijen, voor wie wij optreden een advocaat buiten ons kantoor moeten zoeken. Wij kunnen dan wel behulpzaam zijn bij het vinden van een andere advocaat.

Zaak beheer en termijnen
Ons kantoor maakt van een digitaal data bestand gebruik, waarin onder meer alle door ons behandelde zaken, cliënten en wederpartijen zijn opgenomen. Daarnaast hebben wij een papieren dossier. Ieder dossier krijgt een dossiernummer, dat voorafgegaan wordt door de eerste drie letters van de familienaam van de cliënt. Het digitale dossier is vindbaar op naam van de cliënt, op naam van de wederpartij of op dossier nummer. Als aan het papieren dossier niet gewerkt wordt, staat het papieren dossier in de dossierkast op alfabetische volgorde. Op deze wijze is het papieren dossier goed vindbaar.

De termijnen, die in een dossier van toepassing zijn, worden op meerdere manieren geregistreerd. Belangrijke termijnen komen in de agenda van de advocaat. Daarnaast wordt een termijnenboek gehanteerd. In het termijnenboek worden (kopieën van) stukken gelegd, waarop de termijn betrekking heeft. Termijnen van de rol worden bijgehouden, door wekelijks de digitale rollen van de Rechtbanken en de Gerechtshoven uit te printen en aan de advocaten te overhandigen. Ten slotte bestaat de mogelijkheid in het databestand een dossier voor rappelleren te registreren. Ook hiervan maken wij gebruik.

Derdengelden
Indien wij gelden voor een cliënt moeten incasseren vragen wij aan de wederpartij zoveel mogelijk rechtstreeks aan onze cliënt te betalen. Soms dienen wij echter voor de behandeling van een zaak toch gelden te ontvangen of te bewaren. Indien wij gelden dienen te ontvangen of te bewaren voor een zaak, worden die gelden ontvangen op een rekening van de Stichting Beheer Derdengelden BMK Advocaten (Derdenrekening) en worden door deze Stichting geadministreerd. De gelden worden uitsluitend gebruikt voor het doel, waarvoor deze gelden aan ons zijn betaald. De gelden worden doorbetaald, zodra dit mogelijk is. Wij ontvangen geen gelden op de Derdenrekening, indien er geen relatie is met een door ons behandelde zaak. Omdat de Derdenrekening niet voor andere doeleinden gebruikt mag worden, geeft dit aan de rechthebbenden op de gelden een maximale zekerheid.

Verbetering dienstverlening
Ons kantoor probeert de dienstverlening op een zo hoog mogelijk peil te houden. Indien u als cliënt iets opvalt, dat naar uw oordeel verbeterd zou kunnen worden, dan horen wij dit graag. Bij het afsluiten van een dossier sturen wij standaard een vragenformulier, waarop u kunt aangeven hoe u de behandeling van uw zaak ervaren heeft en u kunt aangeven wat naar uw mening voor verbetering vatbaar is. Wij stellen het op prijs indien u het formulier ingevuld aan ons retourneert. Mogelijk kunnen uw opmerkingen bij dragen aan verbetering van onze dienstverlening. Indien u een klacht heeft, dan bestaat de mogelijkheid van onze klachtregeling gebruik te maken (zie onze algemene voorwaarden). Indien u niet tevreden bent over de afwikkeling van uw klacht, kunt u uw klacht ook voorleggen aan de Geschillencommissie Advocatuur. Wij zijn bij de Geschillencommissie aangesloten.

 




info@bmkadvocaten.nl
T. +31 (0)20 535 22 22
F. +31 (0)20 535 22 32
Gebouw Sarphatiplaza
6e etage
Rhijnspoorplein 30
1018 TX Amsterdam
Postbus 16626
1001 RC Amsterdam